Die Grundlage für eine erfolgreiche Saisoneröffnung ist eine optimale Organisation. Dazu gehören das Organisationsteam, die Verteilung und das Festlegen der Aufgaben, sowie ein Zeit- und Finanzplan. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Tipps zur Organisation deiner Saisoneröffnung zusammengestellt.

Das richtige Team ist entscheidend

Für deine Saisoneröffnung ist das richtige Team entscheidend. In unseren Hilfestellungen Tipps zur Organisation findest du eine Auflistung von wichtigen Rollen in deinem Organisationsteam. Achte darauf, dass dein Team nicht zu groß ist und alle Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind. 

Folgende Themen und Aufgaben sollten aufgeteilt werden:

• Projektleitung – Wer hat welche Aufgaben, wie ist der Stand des Projekts? Weiß jede:r, was zu tun ist? In welcher Form und wie regelmäßig sollten Informationen im gesamten Team ausgetauscht werden? Wie können ggf. noch geltende Corona-Verordnungen eingehalten werden?

• Programmchef:in – Was passiert auf und neben dem Platz? Einige Aktionsideen findest du hier.

• Sponsorenverantwortliche:r – Welche Partner sprechen wir wie an? Wie können wir passende Partner für unsere Aktion gewinnen? Unsere Tipps zur Sponsorengewinnung findest du hier.

• Kommunikationschef:in – Wie können wir möglichst viele Menschen auf unsere Saisoneröffnung aufmerksam machen? Erläuterungen zur Pressearbeit findest du hier.

• Platzwart:in – Wie machen wir unsere Anlage schick für die Besucher:innen? Welches Material wird auf und neben dem Platz benötigt?

• Catering-Verantwortliche:r – Welches Essen und welche Getränke bieten wir an? Welcher Caterer oder welche Mitglieder können uns unterstützen? Wie organisieren wir den Verkauf?

• Hygiene- und Sicherheitskonzept – Welche Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen müssen eingehalten werden? Welche Vorschriften gibt es? Wie leitet dein Verein die Besucher:innen auf die Anlage? Welches Hygienematerial benötigst du? 

Die richtige Zeitplan

Organisiere vor der Saisoneröffnung regelmäßige Treffen (auch digital), um euch gegenseitig über den aktuellen Stand verschiedener Projektaufgaben auszutauschen. Für deinen Aktionstag selbst solltest du Zeiten den unterschiedlichen Programmpunkte festlegen. Beachte hier ggf. auch aktuelle Corona-Verordnungen in deinem Bundesland. 

Behalte stets einen Überblick über deine Finanzen

Ein Finanzplan ist nötig, um am Ende nicht von einer Kostenexplosion überrascht zu werden. Welche Ausgaben kommen auf deinen Verein zu und kann man kostendeckend arbeiten? Dies sind Fragen, die im Vorfeld geklärt werden sollten. 

Übersichtspläne- und Listen sind das A und O eines erfolgreichen Events

Behalte mit To do- sowie Personaleinsatz- und Materiallisten dein Event stetig im Blick. Unser Tipp: Lege die Dokumente so an, dass dein gesamtes Projektteam gemeinsam an den Dateien arbeiten kann. Nutze zum Beispiel „SharePoint” oder „GoogleDrive”.

Alle Tipps auf einen Blick und eine ausführliche Auflistung von wichtigen Aufgaben und Mitgliedern im Organisationsteam findest du im Teil „Tipps zur Organisation” in „Deutschland spielt Tennis - Von A bis Z” auf unserem Vereinsportal.