• Auch Vereine müssen die DSGVO einhalten und den Umgang mit Mitgliederdaten klar regeln.

• Persönliche Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie wirklich gebraucht werden – und müssen sicher gelöscht werden können.

• Transparenz ist Pflicht: Mitglieder müssen wissen, welche Daten ihr speichert und wofür ihr sie verwendet.

• Für sensible Daten (z. B. Gesundheitsinfos) braucht ihr eine ausdrückliche Einwilligung.

• Technische Schutzmaßnahmen, klare Zuständigkeiten und regelmäßige Schulungen sind wichtige Bausteine für ein gutes Datenschutzkonzept.

• Bei mehr als 20 Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten – oder bei sensiblen Daten – braucht ihr eine:n Datenschutzbeauftragte:n.

• Wenn ihr einen neuen Verein gründet: Achtet auf eine zentrale Datenverwaltung mit klaren Zugriffsrechten – das spart Aufwand und sorgt für Sicherheit.

Datenschutz ist mehr als das Sammeln von Einwilligungserklärungen. Es geht auch darum, aktiv zu managen, welche Informationen erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt und wie sie sicher gelöscht werden. Unabhängig davon, mit welchen Hilfsmitteln ihr personenbezogene Daten verwaltet, solltet ihr in eurem Verein regelmäßig prüfen, ob die gespeicherten Daten noch aktuell sind und ob sie noch benötigt werden. Ein datenschutzkonformes Vorgehen erfordert eine konstante Auseinandersetzung mit den gespeicherten Informationen und ein bewusstes Datenmanagement.

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen nahezu alle Vereine in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.

• Ausgenommen sind nur Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind und keine wirtschaftlichen Aktivitäten ausüben.

• Zum Empfangen reicht eine E-Mail-Adresse, das Lesen und Archivieren ist einfach und ohne spezielle Programme möglich.

• Der Versand von E-Rechnungen an Unternehmen wird erst ab 2028 verpflichtend – mit Übergangsfristen:

  • bis 31.12.2026: weiterhin Versand per Post oder PDF möglich

  • bis 31.12.2027: Vereine mit Jahresumsatz unter 800.000 € dürfen noch PDF oder Post nutzen

  • ab 01.01.2028: Versand an Unternehmen nur noch als E-Rechnung erlaubt

• Privatpersonen (z. B. Vereinsmitglieder) dürfen weiterhin Rechnungen als PDF oder auf Papier erhalten.

Mit der Gesetzesänderung gibt es auch eine Änderung der Definition, was eine E-Rechnung eigentlich ist. Bislang wurde eine E-Rechnung als beliebiges elektronisches Format verstanden, zum Beispiel eine PDF-Datei oder eine E-Mail, die eine Rechnung enthält. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff jedoch neu definiert. Laut Gesetzgeber ist eine E-Rechnung dann ein strukturiertes, elektronisches Datenformat, das einer speziellen Norm entspricht. Die aktuell bekanntesten Formate sind die XRechnung oder ZUGfERD. Dieses strukturierte Format, das maschinell lesbar (von Computern) ist, wird künftig als E-Rechnung gelten. Alle anderen Formate, wie etwa eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, werden dann als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet und sind damit keine elektronischen Rechnungen.

• Für die Gründung eines Vereins in Deutschland brauchst du je nach Fall mindestens zwei oder sieben Mitglieder.
• Du musst einen Namen wählen und den genauen Zweck definieren.
• Lege die Rechtsform fest. Es stehen verschiedene Rechtsformen zur Verfügung. Dein Verein kann beispielsweise in das Vereinsregister eingetragen werden. Außerdem kannst du den Status der Gemeinnützigkeit beantragen.
• Bei der Gründungsversammlung wählt ihr den Vorstand, verabschiedet die Vereinssatzung und erstellt ein Gründungsprotokoll.

Du hast eine großartige Idee für einen Verein? Bevor du loslegst, gibt es einige formale Kriterien, die du beachten musst. Ein nicht eingetragener Verein benötigt mindestens zwei Mitglieder, während ein eingetragener Verein (e. V.) mindestens sieben Mitglieder haben muss.

Zudem braucht dein Verein:

✔ Einen klar definierten, nicht kommerziellen Zweck
✔ Einen einzigartigen Namen, der keine Markenrechte verletzt
✔ Eine passende Rechtsform, die zu deinen Zielen passt

Ein gut gewählter Name kann sogar als Wortmarke geschützt werden, um ihn rechtlich abzusichern.

• Eingetragene (e. V.) und gemeinnützige Vereine brauchen laut Gesetz eine Satzung.

• Die Satzung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, z. B. Vereinsname, Sitz, Zweck und Ein- & Austrittsregelungen (§ 57 BGB).

• Für gemeinnützige Vereine gelten besondere Vorgaben, z. B. bei der Formulierung des Zwecks – hier ist der genaue Wortlaut entscheidend.

• Die Satzung wird bei der Gründung beschlossen und an das Vereinsregister (und bei Gemeinnützigkeit ans Finanzamt) übermittelt.

• Satzungsänderungen müssen durch die Mitgliederversammlung beschlossen und protokolliert werden.

• Ergänzend zur Satzung kann eine Vereinsordnung erstellt werden, die einfacher anpassbar ist und zusätzliche Regelungen enthält.

• Nutze zur Erstellung eine Mustervorlage, die zur Rechtsform und ggf. zur Gemeinnützigkeit passt.

Eine Satzung ist nicht nur dazu da, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Sie kann auch ausdrücken, wofür euer Verein steht – und wofür nicht. Eine Satzung mit Haltung macht sichtbar, dass euer Verein Vielfalt, Respekt und ein faires Miteinander lebt und fördert.

Das schafft nicht nur Klarheit nach innen, sondern stärkt auch eure Außendarstellung, z. B. gegenüber neuen Mitgliedern, Förderern oder Kooperationspartnern. Es zeigt: Dieser Verein bezieht Position – gegen Diskriminierung und für eine offene, inklusive Gemeinschaft.

VEREINITY begleitet Vereine u.a. dabei, ihre Satzung modern und wertebasiert zu gestalten – mit einem Fokus auf Menschenrechte, Chancengleichheit, Diversität und Kinderschutz.

Ein inspirierendes Beispiel ist der MTV Kahlenberg, der seine Satzung überarbeitet und dabei Werte wie Toleranz, Respekt, Fairness klar verankert hat – inklusive transparenter Meldewege für Verstöße.