Checkliste für Vereinsfunktionär:innen zur Jahresplanung

 Mit Beginn des neuen Tennisjahres werden sich viele Vereinsfunktionär:innen mit der Jahresplanung beschäftigen. Wir geben dir eine Checkliste mit Hilfestellungen an die Hand, um deinen Verein zu analysieren, Stärken und Schwächen rauszufiltern und neue messbare Ziele für das kommende Jahr festzulegen.

1. Rückblick auf das vergangene Tennisjahr

Starte die Jahresplanung mit einer eingehenden Reflexion über das vergangene Tennisjahr. Betrachte nicht nur die sportlichen Erfolge, sondern beziehe alle Funktionsträger:innen, Trainer:innen und Mitglieder ein. Beantworte wichtige Fragen zur Vereinskultur, Mitgliederentwicklung und finanziellen Stabilität, um klare Ziele für das kommende Jahr abzuleiten.

Folgende Fragenstellungen können hilfreich sein:

• Was ist unsere Vereinskultur bzw. unser Leitbild und haben wir dieses erfüllt?

• Welche Maßnahmen haben dazu am meisten beigetragen?

• Wie sieht die Mitgliederentwicklung aus, sind wir als Verein gewachsen?

• Durch welche Maßnahmen konnten neue Mitglieder gewonnen und bestehende Mitglieder gehalten werden?

• Haben wir im Verein größere finanzielle Ausgaben gehabt und wie haben wir diese gelöst?

• Welche allgemeinen Vorhaben sind gut gelaufen und welche nicht?

• Was war der größte Erfolg und was war die größte Herausforderung?

 

2. Erarbeitung eines Aktionsplans

Basierend auf der Reflexion erstelle einen umfassenden Aktionsplan. Identifiziere erfolgreiche Maßnahmen, ersetze Misserfolge und stoße neue wichtige Themen an. Berücksichtige dabei verschiedene Themenfelder wie Mitgliedergewinnung, Trainingsbetrieb, Veranstaltungen und Infrastruktur-Maßnahmen.

Folgende Themenfelder können in den Überlegungen berücksichtigt werden:

• Mitgliedergewinnung und -bindung (Akquise, Vereinsleben, Spielbetrieb, Deutschland spielt Tennis)

• Trainingsbetrieb (Trainerteam, Angebote, Kooperationen)

• Spielbetrieb (Liga-, Hobbyrunden)

• Veranstaltungen (Tag der offenen Tür, Camps, Turniere, Feste etc.)

• Zielgruppenspezifische Angebote (Padel, Beach Tennis, Inklusion, Integration, Kinder, Senioren)

• Infrastruktur-Maßnahmen (Anlage, Plätze, Gastronomie, Digitalisierung, Nachhaltigkeit)

• Jahreshauptversammlung (Termin, Firsten, Berichte)

 

3. Konkretisierung des Aktionsplans

Gehe einen Schritt weiter und konkretisiere den Aktionsplan. Leg Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten fest, kläre Ressourcen und Finanzierung, und erstelle einen Finanzplan. Identifiziere klare Ansprechpersonen für jedes Projekt und nutze die Expertise aus dem Vorstand und der Mitgliedschaft.

Diese Fragen und Anregungen unterstützen dich bei der Planung:

• Was wird für jedes Projekt benötigt, sind Materialien vorhanden oder welche Anschaffungen müssen getätigt werden?

• Fallen für jedes Projekt Kosten an, in welcher Höhe und wie soll es finanziert werden?

• Erstellt einen Finanzplan, indem alle Faktoren berücksichtigt werden (Infrastruktur, Personal, Trainings-, Spielbetrieb, Veranstaltungen, Nachwuchsförderung, Sponsoring)

• Wer hat in welchem Projekt federführend den Hut auf und ist die Ansprechperson?

• Wer aus dem Vorstand und der Mitgliedschaft könnte den Lead mit seiner Expertise unterstützen?

 

4. Festlegen von Terminen und Timelines

Plane die Durchführung aller geplanten Aktionen sorgfältig. Setze Termine für Veranstaltungen, und acht darauf, dass sie nicht mit Verbandsveranstaltungen kollidieren. Verteile die Aktivitäten gleichmäßig über das Jahr und erstelle grobe Timelines, an denen sich Verantwortliche orientieren können.

Folgende Fragestellungen können dabei unterstützen:

• Welche Hauptveranstaltungen sind für das kommende Jahr geplant, und wann sollen diese stattfinden?

• Gibt es saisonale oder lokale Ereignisse, die bei der Festlegung der Termine berücksichtigt werden sollten?

• Wie werden die erstellten Timelines kommuniziert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den zeitlichen Ablauf informiert sind?

• Wer ist für die regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Timelines verantwortlich?

 

5. Erstellen eines Kommunikationsplan

Erstelle einen Kommunikationsplan, um alle relevanten Stakeholder einzubeziehen. Ein gut durchdachter Kommunikationsplan ist nicht nur entscheidend, um Mitstreiter für die Projektarbeit zu gewinnen, sondern auch, um potentielle Sponsoren zu überzeugen und im Vorfeld Teilnehmende, Zuschauer und Gäste umfassend zu informieren.

Was bei der Planung zu beachten wäre, wird hier aufgelistet:

• Nutze alle verfügbaren Kommunikationskanäle wie Homepage, Newsletter, Mailing, Social Media, WhatsApp-Gruppen, Flyer und Aushänge im Club

• Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen und Ansprechpersonen klar ersichtlich sind.

• Achte bei der externen und internen Kommunikation auf das Prinzip: Keep it short and simple! Vermeide endlose Textwüsten und gliedere Informationen durch sinnvolle Zwischenüberschriften, um Texte sowohl optisch als auch inhaltlich aufzuteilen.