Gute Vereinskommunikation ist eine Grundvoraussetzung für einen funktionierenden Club. Kommuni­ziere das, was für deine Vereins­mitglieder wichtig ist, halte sie auf dem Laufenden und erfülle ihre Erwartungen. Vor allem für letzteres muss man seine Mitglieder jedoch gut kennen. Simon Papen­dorf, Geschäftsführer des Deutschen Tennis Bunds (DTB) und dort für die Bereiche Mar­keting, Sales und Kommunikation verant­wortlich, spricht im Interview mit Jannis Behnke über gute (Vereins-)Kommunikation, die Rolle, die dem DTB dabei zugutekommt und fehlendes Fachwissen, das ehrenamt­lich aufgestellte Vereine oftmals kompen­sieren müssen.

Herr Papendorf, was bedeutet für Sie „gute Kommunikation“?

Für mich ist gute Kommunikation eine Mischung aus vielen Elementen, am Ende jedoch eigentlich ganz leicht. Vereinfacht gesprochen: Ich kommuniziere gut, wenn mein Gegenüber mich so versteht, wie ich es gemeint habe. Hinzu kommen noch viele weitere Aspekte, die aus meiner Sicht gute Kommunikation ausmachen. Dazu gehören Transparenz, Klarheit, Offenheit und Vertrauenswürdigkeit.

Das klingt eigentlich ganz einfach?

Und trotzdem gelingt es nicht immer! Weder mir allein noch im DTB noch in der freien Wirtschaft oder sonst wo. Wir sollten uns alle viel häufiger in unsere Gegenüber hin­einversetzen, um zu verstehen, wie wir kom­munizieren müssen, damit unsere Botschaf­ten auch wirklich ankommen. Wir müssen uns regelmäßig austauschen, erkennen wie die anderen ticken – wir müssen unsere Kom­munikationspartner einfach besser kennen­lernen. Dann erreichen wir durch Kommuni­kation viel häufiger das, was wir wollen.

Sie sind seit September letzten Jahres an Bord des DTB und haben von Beginn an davon gesprochen, wie wichtig Kom­munikation in allen Ebenen des Ten­nissports sei. An welchen Stellschrau­ben haben Sie zuerst gedreht?

Wir haben zu Beginn versucht, interne Pro­zesse sowie Abläufe zu optimieren und, was mir besonders wichtig war, ein einheitliches Verständnis von Kommunikation herzustel­len. Darüber hinaus wollte ich unserer Kom­munikation einen höheren Schnittstellen­charakter innerhalb des DTB verleihen. In der Vergangenheit wurde unsere Kommuni­kationsabteilung häufig erst in Projekte inte­griert, wenn diese bereits weit fortgeschritten waren.

Mein Anspruch ist es jedoch, die Kom­munikation viel früher in Prozesse miteinzu­beziehen, bestenfalls schon von Beginn an. Denn wir sind die Experten, die wissen, wie man bestimmte Inhalte über die richtigen Kanäle an die richtigen Zielgruppen sendet. Um Veröffentlichungen und Bekanntmachun­gen zielführend steuern zu können, sollte die Kommunikation daher immer frühzeitig berücksichtigt werden.

Des Weiteren lag mir das Rollenverständ­nis des DTB gegenüber seinen Landesver­bänden am Herzen. Wir haben oft viel Zeit in die Erarbeitung von gewissen Kommuni­kationsmaßnahmen investiert, nur um hin­terher festzustellen, dass diese von den Landesverbänden häufig nicht weiterver­wendet werden. Deshalb haben wir Wege gesucht, die Zusammenarbeit zu verbessern. Wir sind in den Dialog getreten und haben gemeinsam mit unseren Landesverbänden Dinge erarbeitet, die uns künftig helfen, bes­ser aufeinander einzugehen. Das wollen wir fortführen. Ich bin davon überzeugt, dass wir hierdurch bereits ein ganz anderes „Wir-Gefühl“ zwischen DTB und den Landesver­bänden erzeugt haben.

Ein weiteres Ziel, das wir von Beginn an verfolgen, ist es, den Tennissport wieder stärker in die Öffentlichkeit zu bringen. Und das nicht nur bei schwierigen Themen, wie beispielsweise die Nicht-Teilnahme Djokovics bei den Australian Open. Wir wol­len wieder mehr Leichtigkeit erzeugen und auch zu weniger brisanten Themen Stellung beziehen dürfen.

Der DTB hat als Dachorganisation zwi­schen sich und den Vereinen noch die Landesverbände. Wie kann der DTB die einzelnen Clubs in Sachen Öffentlich­keitsarbeit, Vermarktung etc. dennoch unterstützen? Oder ist er dafür zu weit von der Basis entfernt?

Ja und nein. Jede Region hat seine Eigenhei­ten und Besonderheiten, die aus zentraler Sicht nicht immer berücksichtigt werden können. Unsere Landesverbände sind da viel näher an den Vereinen dran. Ihr enges Ver­hältnis zu den Clubs ist enorm wichtig. Aller­dings gibt es durchaus auch Themen von nationaler Bedeutung, die wir an unsere Landesverbände weitergeben und von denen dann wiederum auch die Vereine profitieren können. Das können Kampagnen mit Wer­bematerialien, wie bspw. „Deutschland spielt Tennis“ sein. Das können aber auch Landingpages sein, die spezifische Zielgrup­pen ansprechen, die über ganz Deutschland hinweg vertreten sind. Hier nenne ich immer gerne den „Generali Tennis Starter“, mit dem wir Menschen für unsere Sportart begeistern wollen. Das ist ein nationales Anliegen – warum sollte sich hier jeder Landesverband oder jeder Verein einzeln die Mühe machen müssen, sich damit zu beschäftigen, wenn wir genauso gut unsere Kräfte bündeln und gemeinsam an solchen Vorhaben arbeiten können? Deswegen glaube ich schon, dass es immer wieder Kommunikationsthemen geben wird, die wir als Dachverband unter­stützen können oder sogar in die Hand neh­men müssen.

Eines der Ziele des DTB ist es, die Bedeu­tung der Sportart Tennis in der Gesell­schaft sichtbarer zu machen. Welche Rolle kommt hierbei den einzel­nen Vereinen zugute?

Ich betrachte Tennis-Deutschland gerne als große Familie, in der jeder eine bestimmte Rolle einnimmt. Wir als DTB und auch die Landesverbände sind unter anderem dafür mitverantwortlich, unseren Vereinen entsprechendes Rüstzeug an die Hand zu geben, damit diese sich Tag für Tag neuen Herausforderungen und Gege­benheiten stellen können. Wir müssen uns die Frage stellen: Wie können wir Vereine unterstützen, damit sie die unterschied­lichsten Generationen vereinen und mög­lichst viel für die Gesellschaft im Kontext Sport machen können? Die Rolle der Ver­eine ist dann ganz klar: Sie sind das, was unsere Sportart am Ende ausmacht. Denn der größte Teil des Tennissports findet in den Vereinen statt.

Professionell aufgestellte Unternehmen arbeiten in der Regel mit einer gezielten Kommunikationsstrategie (oder sollten dies zumindest tun). Wie sieht das in einem Verein, der überwiegend ehren­amtlich geführt wird, aus: Ist auch hier eine klare Strategie unabdingbar oder reicht die „einfache“ Kommunikation im ersten Schritt aus, nach dem Motto: „Irgendwie kommunizieren, ist besser als gar nicht kommunizieren“?

Das hängt stark von der Erwartungshaltung der Mitglieder ab. Für mich persönlich, als Spieler und Vereinsmitglied, ist es vor allem wichtig, dass der Spielbetrieb gesichert ist. Unsere Platzanlage muss in einem guten Zustand sein und ich muss eine ein­fache Möglichkeit haben, einen Platz buchen zu können. Mein Verein konzentriert sich in der internen Kommunikation vor allem auf die wichtigen Dinge, wie bei­spielsweise die aktuelle Coronaverord­nung, Infos zur Saisoneröffnung oder ähn­liches. Mir persönlich reicht das aus. Es gibt aber sicher auch Clubs, deren Mitglie­derstruktur eine intensivere Kommunika­tion erfordert. Daher muss man hier den Einzelfall betrachten.

Im Bereich Kommunikation einen aus­gebildeten „Experten“ an der Hand zu haben, der die interne Kommunikation, die Öffentlichkeitsarbeit oder Social Media für den Verein übernimmt, ist ein Glücksfall. Wie können Clubs, die über­wiegend ehrenamtlich organisiert sind, das oftmals fehlende Fachwissen kompensieren?

Zunächst einmal würde ich mir Hilfe im näheren Umfeld suchen, also im eigenen Verein. Vielleicht gibt es ein Vereinsmitglied, das das benötigte Fachwissen besitzt und aushelfen kann. Außerdem würde ich mich nicht davor scheuen, benachbarte Clubs um Unterstützung zu bitten. Ich persönlich bin der Meinung, dass unsere Vereine in keinem wirklichen Wettbewerb zueinanderstehen. Das ist vielleicht aber auch nur meine subjektive Einschätzung. Außerdem steht mir als Verein zusätzlich auch mein Landesverband zur Seite, den ich bei Bedarf um Hilfestellungen bitten kann.

Facebook, Instagram, TikTok, Twitter - Social Media hat in den vergangenen Jahren die Kommunikationswelt verändert, trotzdem gibt es noch einige Vereine, die in diesen Bereichen gar nicht oder nur stiefmütterlich aktiv sind. Ein Fehler?

Sicher bietet Social Media enorm viele Möglichkeiten, auch mit Hinblick auf die Erschließung neuer Zielgruppen und somit auf die Mitgliedergewinnung. Auch um das eigene Ehrenamt zu verjüngen, kann ein Profil bei Instagram und Co. unter Umständen hilfreich sein. Allerdings müssen sich Vereine trotzdem die Frage stellen, inwieweit die Nutzung einzelner Social-Media-Plattformen im Rahmen der eigenen Möglichkeiten sinnvoll ist. Einen wirklichen Mehrwert erzielt man dort nur, wenn man es richtig macht und das fordert Ressourcen und Expertise. Wenn das ein Verein nicht leisten kann, sollte er sich diesen Schritt zweimal überlegen.

Um zu entscheiden, ob ein Verein auf Social Media aktiv sein soll oder nicht, sollte erneut die Frage nach der Erwartungshaltung der eigenen Mitglieder gestellt werden. Hier sind wir übrigens auch wieder beim Thema vom Anfang: Wir müssen unsere Kommunikationspartner kennen. Wenn ich weiß, was die Vereinsmitglieder von meinem Club erwarten, kann ich die Kommunikation viel besser aussteuern und meine Ressourcen für die tatsächlich gewünschten Dinge aufwenden.

Weitere Tipps zur Kommunikation in deinem Verein findest du in unseren Leitfäden und dem Kurzüberblick zur Pressearbeit.