Den Grundstein für eine erfolgreiche Saisoneröffnung legst du mit der perfekten Organisation. Dazu gehören das Nominieren des Organisationsteams, das Strukturieren der Aufgaben sowie die Aufstellung eines Zeit- und Finanzplans, um deinen Saisonstart ideal auszurichten. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Tipps zur Organisation deiner Saisoneröffnung zusammengestellt.

Das richtige Team ist entscheidend

Für deine Saisoneröffnung ist das richtige Team entscheidend. In unseren Ratgebern (verfügbar nach erfolgreicher Anmeldung) findest du eine Auflistung von wichtigen Rollen in deinem Organisationsteam. Achte darauf, dass dein Team nicht zu groß ist und alle Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind. 

 

Folgende Themen und Aufgaben sollten aufgeteilt werden:

• Projektleitung – Wer hat welche Aufgaben, wie ist der Stand des Projekts? Weiß jede:r, was zu tun ist? In welcher Form und wie regelmäßig sollten Informationen im gesamten Team ausgetauscht werden?

• Programmchef:in – Was passiert auf und neben dem Platz? Einige Aktionsideen findest du in unseren Tipps zur Umsetzung von Aktionstagen und Aktionsideen.

• Sponsorenverantwortliche:r – Welche Partner sprechen wir wie an? Wie können wir passende Partner für unsere Aktion gewinnen? Unsere Tipps zur Sponsorengewinnung findest du in Tipps und Anleitungen Marketing und Sponsoring.

• Kommunikationschef:in – Wie können wir möglichst viele Menschen auf unsere Saisoneröffnung aufmerksam machen? Erläuterungen zur Pressearbeit findest du in Tipps und Anleitungen Pressearbeit.

• Platzwart:in – Wie machen wir unsere Anlage schick für die Besucher:innen? Welches Material wird auf und neben dem Platz benötigt?

• Catering-Verantwortliche:r – Welches Essen und welche Getränke bieten wir an? Welcher Caterer oder welche Mitglieder können uns unterstützen? Wie organisieren wir den Verkauf?

 

Der richtige Zeitplan

Organisiert vor der Saisoneröffnung regelmäßige Treffen (auch digital), um euch gegenseitig über den aktuellen Stand verschiedener Projektaufgaben auszutauschen. Für deinen Aktionstag selbst solltest du Zeiten und die genauen Orte (bspw. Court 1) für die unterschiedlichen Programmpunkte festlegen. Nutze ganztägige Aktivitäten in Kombinationen mit Highlight-Programmpunkten, um dein Event abwechslungsreich zu gestalten und möglichst viele verschiedene Zielgruppen anzusprechen.

Behalte stets einen Überblick über deine Finanzen

Ein Finanzplan ist nötig, um stets alle Kosten im Blick zu haben. Womit kannst du potenzielle Einnahmen erzielen und welche Ausgaben kommen auf deinen Verein zu? Dies sind Fragen, die im Vorfeld geklärt werden sollten. 

Übersichtspläne- und Listen sind das A und O eines erfolgreichen Events

Behalte mit To-do- sowie Personaleinsatz- und Materiallisten dein Event stetig im Blick. Unser Tipp: Lege die Dokumente so an, dass dein gesamtes Projektteam gemeinsam an den Dateien arbeiten kann. Nutze zum Beispiel „SharePoint” oder „GoogleDrive”.

Alle Tipps auf einen Blick und eine ausführliche Auflistung von wichtigen Aufgaben und Mitgliedern im Organisationsteam findest du im Ratgeber „Tipps zur Organisation” auf unserem Vereinsportal.