Du planst das erste Mal die Saisoneröffnung in deinem Verein oder hast bereits Erfahrungen damit, bist aber immer noch unsicher, ob du an alles gedacht hast? Die Planung von Events ist vielseitig, spannend, aber auch manchmal nervenaufreibend. Mit einer frühzeitigen und professionellen Organisation kannst du viel erreichen. Um das Bestmögliche aus deiner Saisoneröffnung herauszuholen, haben wir eine kompakte Checkliste erstellt, die die wichtigsten Punkte in deiner Eventplanung beinhaltet.

Checkliste

Budget

• Erstelle einen Budgetplan mit Aus- und Einnahmen
• Kontrolliere deinen Budgetplan regelmäßig

Programm

• Ernenne eine:n Programmverantwortliche:n

• Recherchiere nach möglichen Programmpunkten

• Lege die Programmpunkte fest und definiere den Ablauf des Aktionstages

• Erstelle einen detaillierten Zeitplan 

• Engagiere ggf. externe Dienstleister für Programmpunkte

• Binde bereits bestehende Mitglieder in dein Programm ein

Sponsoring

• Definiere, welche Unterstützung du für den Aktionstag benötigst

• Erstelle ggf. eine kleine Sponsorenmappe für deinen Aktionstag

• Akquiriere Partner, die deinen Aktionstag unterstützen. Dies kann zum Beispiel der Catering-Service oder ein lokales Geschäft in der Nähe sein 

• Starte ggf. einen Spendenaufruf für deinen Aktionstag

Catering

• Definiere deinen Cateringbedarf

• Engagiere einen Catering-Dienst, ggf. inkl. Personal

• Stelle deinen Besucher:innen Tische und Bänke zur Verfügung

• Stelle Mülleimer bereit

Kommunikation und Marketing

• Hänge Imageplakate aus dem Vereinspaket in den örtlichen Geschäften auf

• Bewerbe die Aktion im Lokalblatt/Anzeiger

• Kommuniziere deine Saisoneröffnung auf der Website deines Vereins und auf deinen Social Media Kanälen

• Lade Pressevertrete:innen für einen Nachbericht im lokalen Anzeiger ein

• Bitte deine Mitglieder darum die Saisoneröffnung bei Freunden und Familie zu streuen

• Engagiere bei Bedarf eine:n Fotograf:in 

Technik

• Stelle ggf. eine Soundanlage + Mikrofon zur Verfügung

Personal

• Erstelle einen Personalplan 

• Verteile die Aufgaben

• Lege Ansprechpartner:innen für einzelne Aufgaben fest

• Briefe dein Personal am Tag davor oder vorab 

• Bestimme einheitliche bzw. erkennbare Kleidung 

Gäste

• Lade den:die Bürgermeister*in der Gemeinde zu deiner Saisoneröffnung ein

• Lade bekannte Personen aus der Region zu deiner Saisoneröffnung ein. Du kannst deren Kanäle später für die Reichweite deiner Aktion nutzen

Hier kannst du dier die Checkliste herunterladen.

Details und Hilfestellungen findest du in unseren „Deutschland spielt Tennis - von A bis Z” und den Leitfäden unter vereine.tennis.de.